Posted in productividad on 17 septiembre 2009|
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Bueno.
Ya he institucionalizado mi particular sistema GTD, basado en los dos tipos de inputs que llegan a mi lugar de trabajo: Papel y Correo Electrónico.
Gestión del papel y GTD:
1) Seguir de forma implacable la regla de los 2 a 5 minutos. No hay que ser rígido, implacable sí, pero rígido no.
2) 4 Bandejas con sus correspondientes etiquetas:
– Projectos: Para las cosas que hay que hacer pero requieren varias acciones.
– Next. Para las siguientes cosas que he de hacer YO, es decir mi trabajo
– Espera. Para las cosas de las que espero respuesta de alguien, es decir de LOS DEMAS
– Algun día: Para esas cosas que quedan
3) Un centenar de carpetas transparentes.
Proceso.
1) Lo que llega (Inbox) no tiene carpeta. La recopilación implica poner el documento/papel en una carpeta de plastico.
2) De la carpeta de plastico a la bandeja que toque.
3) Si el documento puede ser útil en el futuro, pero no tiene valor «legal», escaneada y archivo informatico.
4) Si el documento no es útil…. Archivo definitivo en papelera.
Tratamiento informatico:
Aquí el inbox de correo tiene una utilidad diferente. La aplicación es Lotus Notes.
Mi Inbox recoge todo lo que está pendiente de realizar, tanto por mí, como por los demás. Sólo se mantiene una carpeta para Proyectos y para Algun Día.
De esta forma el Inbox sólo tiene lo que hay que hacer en un futuro proximo.
Aprovecho el maravilloso archivo de correos de notes en una BD local para almacenar todos los correos asociados a gestiones finalizadas.
Habitualmente tengo bastante control sobre las tareas. Espero que la conjunción de estos dos sistemas me permita mejorar.
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